Olen saanud ilmselt tööhullu tiitli juba mitme media relations tiimis töötava inimese peas, aga ei saa veel aru, kas see on ikkagi veel pigem positiivses kui negatiivses tähenduses.
Näiteks teisipäev oli mul vaba päev. Plaanisin kindlasti külastada absoluutselt kuulsat kinomuuseumit (Mole Antoinelle), aga seal oli 70% ekspositsioonist suletud, nii et võtsin pakutavast ainult sõidu liftiga ma-ei-tea-mitme-meetri kõrgusele, et nautida Torino vaadet koos imeilusate Alpidega. Absoluutselt fantastiline. Kõrgusekartjatele aga ei soovita. Näitusel jäi käimata. Kuna siis jäi aega üle, enne kui hostel lahti tehti, suundusin harjumuspäraselt meediakeskusesse, kus umbes kl 15-e paiku toimub tavaliselt „staff meeting”. Isabella ja Carlotta, teised vabatahtlikud siis, olid püstihämmingus.
Kas kolmapäeval või neljapäeval lisandus tiimi kolm vabatahtlikku: üks Milanost (Veronica), üks Austraaliast (Irene) ja üks Prantsusmaalt (Daniel, vanem mees, väheilus). Ja kuidagi naljakal moel ei olnud Roberta, kes senimaani vabatahtlike eest hoolitsenud, mõelnud selle peale, kuidas uusi vabatahtlikke töösse sisse sulandada! Lihtsalt üks hommik algaski nii peale, et tööl oli üks staffi-liige (Giorgio, kellel ilgelt kiire), siis mina ja kolm uut vabatahtlikku. Täiesti tobe situatsioon. Niisiis võtsin rolli üle ja näitasin neile peamisi pidepunkte ja selgitasin, kuidas kontoris tööd tehakse ja mis infot kuskil leidub. Peatselt saabusid teised vabatahtlikud, kes jagasid oma rahulolematust – ja täiesti õigustatult – et, c’mon, me ei pea seda sissejuhatustööd siin tegema, pole meie ülesanne. No aga kamba peale saime ikkagi ülimalt hästi hakkama.
Aga kuidagi on see minu usinus tinginud struktuurilisi muutusi. Ma tajun end palju selgemini hoopis staffi liikmena kui vabatahtlikuna, kuigi minu vastutus ei ole nii suur ja ma ei ole paljudest küsimustest teadlik (nt finants või staffi tööjaotus), siis minu roll tiimis on kujunenud ilmselgelt suuremaks kui kellelgi teisel vabatahtlikul. Isegi hoolimata sellest, et ma itaalia keelt ei oska.
Eile oli nt selline naljakas situatsioon, kus palusin ühel tiimi liikmel tuua endale veini iganädalaselt aperitivolt, samal ajal kui mina tiimi päevast tegevusraportit koostasin. Täielik rollivahetus, ma ütleks. Ja Mary Villa, meie tiimi juht, võtab jummala palju aega selleks, et mulle selgitada, küsida, uurida, arvamust jagada ja ka kiita vahel.
Ma arvan, et siinkohal peab kindlasti otsima põhjusi äraõpitud postulaadist „Riisuja otsib heina, nõudepesija otsib nõusid” – nimelt olen üsna palju ülesandeid, mis on tiimikoosolekul üles kerkinud, palumata enda peale võtnud; juba ammu ei osale ma pressiülevaate lugemisel, sest ma olen leidnud ise endale rakendust erinevates ülesannetes, mis tiimi tööd hõlbustavad. Kuigi ma ei ole kindel, kas see mulle kasuks tuleb.
Ja kuidagi inimesed usaldavad. Nt täna, soovides arutada, et mis alustel peaks jaotama materjale ajakirjanikele, sain hoopiski mitmelt poolt vastuseks: do what you want, you know it very well.
Kuivõrd meie tiimi töö põhisisuks on pakkuda ajakirjanikele võimalikult head informatsiooni, mille põhjal Olümpiamängude korraldamist kajastada, siis jagame infot väga erinevatel viisidel:
1) kasutame andmebaasi Info_2006 – sellest vist ka varem juttu siin olnud, mis sisaldab väga laialdast infot kõikide spordialade, kohtade, tausta, ilma jm kohta. Samuti on seal ka nö teadetetahvel, kus avaldatakse infot pressikonverentside jm aktuaalse kohta. Kogu selle andmebaasi puhul on aga mõttetu see, et andmebaas on saadaval vaid spetsiaalsete arvutite kaudu, mis on küll erinevates nurkades hulgaliselt saadaval, sh ka suuremates kontorites. Ometi saad infot ainult välja printida ja info edasiandmise mõttes on eriti tobe see, et kõik kuulutused tuleb käsitsi ümber trükkida (ei ole võimalik ei kopeerida, ei salvestada). Nt üks päev just alles kirjutasin pressiteatesse, et kohal on Manuel di Centa (õige siis Manuela). Samas on turvakaalutlustel internetipõhine andmebaas veel unistuseks jäänud. (Eestlased, haarake nüüd võimalusest kinni ;))
2) Kontori ees on erinevad dokumendihoidjad, kus on nii üldist taustainfot kui nt pressiteateid ja kutseid erinevatele meediaüritustele. Nende haldamine on paljus olnud minu peal.
3) Kui tundub, et ajakirjanikeni pole uudis jõudnud, siis oleme käinud erinevates kontorites materjale jagamas. Siin on tulnud kasuks minu senimaani üsna mõttetuna näivad ringkäigud paviljonides. St et peaaegu iga päev, kuigi ajakirjanikke pole veel kohalgi, olen umbes kaks korda päevas käinud meediakeskuses jalutamas. Selle tulemusena on mul enam-vähem selgeks saanud, kus mingi kontor asub. Arvestades, et kogu meediakeskuses on kokku mitukümmend kontorit, ei ole see mitte väike asi.
Kuigi me ei peaks ajakirjanikele sellist logistilist infot andma. Meie töö on pigem sisuline (vastata küsimustele, nt et millal avatakse jalakäijate sild Torino olümpiakülla või et milline on avamistseremoonial sportlaste marsijärjekord). Ometi asub meie kontor sellise koha peal, et inimesed kohe satuvad küsima igasugu äraeksija küsimusi. Siis tuleb ikkagi pigem kasuks neile kenasti ja kiiresti vastata, mitte saata neid kõrvalhoonesse peamise vastuvõtulaua juurde.
Nii näiteks sattusin juhatama ajakirja Newsweek esindajat kontorisse, kus asub VOC (Venue Operations Centre – tiim, kes vastutab meediakeskuse eduka toimimise eest). Tee peal näitasin talle erinevaid ruume, samas nägin ka tema reaktsiooni, et talle väga meediakeskuse ruumid meeldivad (nii mitmelegi saabunud ajakirjanikule on muljet avaldanud nt võimalus shiatsu-massaažiks). Kui olin teda sihtpunkti juhatanud, andis ta mulle märgi „Newsweek – Torino 2006” sõnadega „I’m sure you’ll get more of these during the games”.
Aga see kõik ei ole läinud nii libedalt. Ma arvan, et kolmapäev oli selline päev, kus mitmed ajakirjanikud esitasid küsimusi (nii telefonitsi kui kohale tulles) ja sa oma sisimas tead, et oskad sellele vastata, aga tegelikkuses on ebakindlus siiski suur ja pigem kutsud kellegi staffi vastama. Aga mõne aja pärast hakkas mul piinlik. Ja veel mõne aja pärast olid saabunud uued vabatahtlikud ja nendega võrreldes tundusin ma juba ikkagi tegija. St ma oskasingi vastata nendele küsimustele, mida „uued” ei osanud. Ja see andis oluliselt enesekindlust juurde.
Siis oli tegu paaril korral varem putka juures käinud ajakirjanikele tõestada, et tegelikult ma ikkagi ka midagi tean, lihtsalt möödunud korral saabusid nad valel ajal.
Kummaline juhtum toimus jaapanlastega. Nimelt helistas üks naisterahvas ja ütles, et tahab tulla filmima meediakeskust. Tal oli IBC (International Broadcasting Centre) luba olemas, nüüd oli vaja kooskõlastada meie tiimiga. See oli see päev, kus tuli rohkelt uusi vabatahtlikke ja Giorgio oli tiimist üksinda. Siis ta ütleski, et davai, vii neid ise erinevatesse ruumidesse ja näita – noh, sa tead küll. Lõpuks jaapanlased ei tulnudki. Ja olen täitsa kindel, et see peamine põhjus oli minu ebakindlus telefonitsi rääkimisel. Ma muidugi võin olla liiga enesekeskne siin. Giorgio kommentaar oli väga mõnus sellepeale: „Sa ei pea neid ootama igaviku – kui nad on lubanud, et tulevad poole tunni jooksul, aga pole tulnud, võid vabalt ära minna. Me peame õpetama ajakirjanikele, et me ei ole nende jaoks 24 tundi olemas, nagu nemad võivad arvata.”
No comments:
Post a Comment